Da un sondaggio McKinsey del 2020 è emerso che, già prima della Pandemia, l’80% dei dirigenti stava prendendo in considerazione come cambiare il modo di fare le riunioni o stava già attuando dei cambiamenti per quanto riguarda la struttura o la cadenza.
Covid-19, Smart Working e tutti gli strumenti che abbiamo ora a disposizione hanno messo il turbo al numero di riunioni di ogni giorno. Hanno infatti agevolato prassi che per certi versi ci hanno salvato ma che ora rischiano di rallentare il nostro lavoro anziché aiutarci a fare quello che facciamo meglio e in meno tempo.
Indice
Hai appena iniziato eppure stai già affogando?
Capita a molti di trovare le agende fitte di incontri. Il pc trabocca di e-mail di allineamento. Per non parlare dei messaggi in chat (o infiniti botte e risposte nei gruppi). E poi quel collega che ti dice “Ho visto che eri on line su Teams e ho pensato di fare una piccola riunione prima dell’incontro che ho convocato per mercoledì”.
Un aspetto che abbiamo osservato è che più si assume un ruolo di responsabilità più si passa il tempo a riunirsi.
Magari non è il tuo caso che ti trovi a dire invece: “Possibile che è sempre in riunione e non riesco mai a parlargli”. Oppure: “Li pagano per far riunioni?”.
Ad ogni modo si passa così tanto in riunione da non avere il tempo neppure di prepararle.
Spesso le interazioni sono inutili perché inconsistenti o, viceversa, così dense di informazioni da renderle inconcludente.
Più le persone si sforzano di allineare i colleghi, più sembra di non farlo mai abbastanza.Si coinvolgono altre funzioni per fare meglio e considerare tutto, ma i tempi decisionali sembrano allungarsi.
Per non parlare delle ore straordinarie per portare a termine gli altri lavori che non si riescono a delegare.
Pù si inneggia alla collaborazione meno le persone riescono a farlo e diventano sempre più insofferenti.
Così, si sprecano tempo, risorse e opportunità.
Forse è arrivato il momento di cambiare?
Durante la Pandemia in molti hanno riconosciuto le riunioni come un modo per far sentire le persone vicine anche quando erano confinate a casa.
Le culture aziendali in questo caso si sono giustamente dimostrate molto malleabili al contesto che stava cambiando.
Questo è stato uno dei motivi per cui c’è stato un aumento sorprendente di strumenti per incontrarsi on line, per fare corsi on line ed anche per poter condividere un momento come quello dell’aperitivo con le persone care.
Quel periodo Pandemico è terminato. Le aziende stanno studiando un nuovo modo di lavorare nel futuro. Anche in questo caso la cultura aziendale deve dimostrare di essere così malleabile da seguire un nuovo contesto, nuove necessità e agevolare di conseguenza il raggiungimento dei risultati aziendali.
Come fare le riunioni del futuro: accorgimenti generali
La prima considerazione da fare è che interazioni mirate e di qualità possono migliorare le performance ed il clima aziendali.
Di conseguenza accertati che sia chiaro il “chi fa cosa“. I processi e soprattutto i ruoli di ogni componente della squadra sono alla base di una cultura utile e di un buon sviluppo organizzativo.
Fare questo ti permetterà di coinvolgere durante gli incontri le giuste persone in un ottica di RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed).
Un secondo aspetto, strettamente collegato al precedente, è avere una buona consapevolezza aziendale delle interconnessione tra i processi. Non dobbiamo infatti dimenticare che l’azienda è un sistema. Spesso concentrarci su un singolo processo ci aiuta a risolvere un problema nell’immediato e a crearne uno futuro ed ignoto.
Terza cosa “Less is more“. Questo non vuole dire tralasciare i pezzi o le persone. Vuole semplicemente dire gestire le riunioni in modo più semplice. Organizzare più riunioni probabilmente, meno affollate e più corte e raccordare il tutto in un’ottica di project manager.
Già questo che abbiamo trattato fin qui e quello che ne consegue, può migliorare l’efficacia e l’efficienza della collaborazione aziendale.
Ci sono altre cose che vogliamo condividere con te.
Prima di pensare a come fare le riunioni, hai pensato a perché ti riunisci?
Prima di arrivare ad ipotizzare dei miglioramenti alle prassi attualmente in atto è utile soffermarsi su un aspetto più accademico, ma che in tanti sottovalutano.
Ci sono quatto macro-motivi per cui abbiamo necessità di interagire e collaborare con i nostri colleghi e di conseguenza quattro tipi di interazioni collaborative.
Interazioni collaborative per prendere decisioni
In questo gruppo rientrano tutte quelle riunioni necessarie per mettere in atto un processo decisionale.
Nello specifico possiamo suddividere questo tipo di riunione in
- quelle che si riferiscono a decisioni straordinarie o ordinarie ma complesse. Ne fanno parte gli incontri per discutere un’acquisizione, un investimento, la partecipazione ad un bando di gara o una riorganizzazione aziendale.
- le altre che afferiscono ad un processo decisionale di routine e trasversale. Fanno parte di questo le revisioni aziendali trimestrali in cui bisogna verificare e ritarare la strategia commeciale.
Interazioni collaborative per creare
In questa classe sono ricompense le riunioni per ideale una nuova soluzione creativa. Esattamente come nel gruppo precedente possiamo considerare
- gli incontri volti ad esplorare le nuove ipotesi, a ideare e a scegliere
- le sessioni di lavoro di routine volte a verificare lo stato avanzamento
Interazioni collaborative per attuare il processo di delega
Esattamente come il processo di delega che per essere completo deve essere di delega e controllo, abbiamo
- le riunioni che hanno lo scopo di delegare
- gli incontri di allineamento che hanno lo scopo di controllare.
Interazioni collaborative per condividere informazioni
A titolo più generale possiamo inserire le restanti occasioni nelle riunioni che hanno l’obiettivo di condividere le informazioni. Anche in questo caso ci sono
- riunioni in cui si condividono le informazioni in modo unidirezionale
- oppure quelle in cui la comunicazione è bidirezionale.
Se sai il perché, puoi ripensare al come fare le riunioni
Come vuoi organizzare la tua riunione? Ormai ci sono veramente tantissimi strumenti a disposizione. Prima era abbastanza normale incontrarsi. Ora no. Spesso non sai neanche se il tuo collega è in ufficio o meno.
Ad ogni modo un presupposto da considerare sempre è la riservatezza e la delicatezza dell’argomento che deve essere trattato. Se lo è, diventa opportuno incontrasi di persona.
Qui di seguito integriamo i suggerimenti dati da Aaron De Smet, Caitlin Hewes, Mengwei Luo, J.R. Maxwell, e Patrick Simon di McKinsey.
È preferibile incontrarsi di persona:
- se è necessario prendere decisioni importanti, complesse e per farlo è necessario un dibattito vivo;
- quando è necessario trovare soluzioni innovative e che devono sfociare in decisioni importanti;
- nel momento in cui avviene la 1° fase della delega.
È possibile organizzare delle video conference
- quando è necessario prendere decisioni di routine che non richiedono particolari protocolli di approvazione e per quali non è necessaria una operazione di escalation;
- per coordinare le azioni di avanzamento nei progetti;
- nella fase del controllo e verifica della delega.
E quando sono riunioni di natura informativa?
Nel caso di riunioni bidirezionali per le quali è necessaria una interazione è possibile valutare riunioni in remoto o in presenza a seconda della tipologia di informazione da dare ai collaboratori.
Quando invece sono informative unidirezionali, si aprono ancora più possibilità. Memo, e-mail, social (es Linkedin), vlog, podcast, webinar. Se in questo caso il vostro dubbio è che “partecipino, ma non partecipino” allora non avete un problema di come sono organizzate le riunioni. La questione diventa relativa all’empowerment dei vostri collaboratori.
Alcuni preziosi accorgimenti
Una volta che siamo fedeli ai presupposti base e una volta scelta la modalità più opportuna, restano ancora alcuni degli spunti per rendere le riunioni davvero utili.
Pianifica il più possibile
Una prima considerazione generale è: tutto ciò che è routinario deve essere inserito sistematicamente nella pianificazione delle proprie attività coinvolgendo prima possibile le persone necessarie.
Una buona programmazione delle attività eviterà l’effetto “ultimo minuto” con relativo stress. Al tempo stesso eviterà che la riunione si sovrapponga ad attività che per urgenza o importanza la scavalchino rifiutando di partecipare o, in modo molto più probabile, partecipando con la testa da un’altra parte.
Ricordiamoci inoltre a fine riunione, di riepilogare i next step, soprattutto se si tratta di appuntamenti routinari.
Chi l’ha detto che le riunioni devono durare almeno un’ora?
Non è detto che una riunione più densa di convenevoli rispetto ai contenuti sia piacevole. Anzi spesso le persone si ritrovano a spazientirsi.
La durata della riunione deve essere utile ad ottenere l’obiettivo. Soprattutto quelle che servono per fare il punto della situazione possono durare anche molto meno.
È importante conoscere il ruolo di ognuno nella discussione
È utile che tutte le persone presenti durante la riunione sappiano perchè sono state coinvolte, se abbiano titolo di decidere oppure al tavolo per essere consultate. Questa cosa è ovvia? Forse, ma il contrario potrebbe essere demotivante.
Stai bilanciando costo-beneficio?
Spesso costano di più le riunioni del problema da risolvere o dal risultato che si otterrà.
Ogni singolo minuto di una persona in azienda ha un valore. In alcun casi anche molto alto. Riunioni lunghe con la presenza di persone non strettamente necessarie potrebbe costare troppo.
Ci vuole buon senso, certo. Ci vuole sensibilità. È altrettanto vero che bisogna anche essere pragmatici.
Ci sono riunioni che non sono riunioni
Ci sono momenti in cui è necessario avvicinare le persone. Ora lo sappiamo bene.
Quando l’obiettivo della riunione è questo, lasciamo che sia un momento a se dichiarandolo anche apertamente.
Non è necessario convocare riunioni in presenza per argomenti per cui non è strettamente necessario incontrasi. Potrebbero mettere sotto stress la struttura senza necessariamente farli sentire vicini
E se state adottando il lavoro Ibrido.
Una delle maggiori evoluzioni nel mondo lavorativo nella Pandemia è stata l’introduzione massiccio dello Smart Working.
Ora la maggior parte delle aziende sta trovando il giusto mix e la tendenza è diventata quella del lavoro Ibrido.
Che sia Smart o Ibrido, è importante che le aziende stilino una Policy accurata e dettagliata. È proprio in questo documento che bisogna individuare le regole più opportune anche per le riunioni nelle Policy.
Hai mai pensato alle riunioni nei termini presentati nell’articolo?
Quale è la prima cosa che cambierai nel tuo modo di fare riunioni?
Discutiamone nei commenti!
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